Politique de confidentialité et protection des renseignements personnels
Industries Technoform Ltée, sont soucieux de la protection de la vie privée et de la protection des renseignements personnels. L’intégrité des informations et des données transmises par Internet, courriel, téléphone ou tout autre moyen technologique, et qu’il utilise ou communique à des tiers à l’occasion de ses activités, quel qu’en soit le support ou la provenance. Le respect de la vie privée de nos clients et prospects est un élément important de notre engagement à offrir un service de qualité supérieure. La présente Politique de confidentialité fait état de la manière dont Industries Technoform Ltée protège les renseignements personnels qu’ils détiennent. Étant assujetti aux lois fédérales et provinciales en matière de protection des renseignements personnels, notamment à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la Loi sur la protection des renseignements personnels et sur les documents électroniques et à la Loi canadienne antipourriel (C-28), nous nous engageons fermement à protéger les renseignements que nos clients et prospects nous confient et voyons à prendre les mesures nécessaires afin de s’assurer du respect de leurs droits.
Collecte et utilisation des renseignements
Les renseignements personnels recueillis par Industries Technoform Ltée sont confidentiels; seul le personnel autorisé à donner suite aux demandes y a accès. Le dossier client contient uniquement les renseignements essentiels dont nous avons besoin pour :
- Procéder à une analyse des besoins du client ou du prospect;
- Amorcer une soumission pour le ou les produits ou services demandés;
- Émettre un contrat à cet effet, le cas échéant.
Responsabilité
Industries Technoform Ltée est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient ou qu’il confie, le cas échéant, à des tiers.
Industries Technoform Ltée s’assure que son personnel, ainsi que les tierces parties autorisées protègent la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès, et ce, quelle que soit la nature de leur support ou quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles.
Renseignements personnels recueillis
Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Ceci inclut, entre autres, ses coordonnées, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance, genre et renseignements bancaires.
Afin de remplir adéquatement sa mission de protection du public, Technoform recueille plusieurs types de renseignements personnels. Les renseignements personnels sont recueillis de plusieurs façons, notamment via les sites Web propulsés par Technoform, les formulaires, les échanges en personne, par téléphone, par la poste et par courriel ou à partir de d’autres fournisseurs. Technoform prend des mesures pour s’assurer que les renseignements personnels recueillis sont adéquats, pertinents, non excessifs et utilisés à des fins limitées. Les informations recueillies varient selon le statut de la personne et ses besoins.
Plus spécifiquement, et de façon non limitative, voici le type de renseignements personnels que Technoform peut recueillir :
- Employé(e) Nom, prénom, sexe, date de naissance, adresse courriel, numéro de téléphone, permis de travail, Institut financière.
- Personne du public: nom, prénom, toutes coordonnées permettant de la contacter, tout renseignement nécessaire au traitement de sa demande, numéro de carte de crédit.
- Personne candidate à une offre d’emploi publiée par Technoform : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone et curriculum vitae. Et lorsque la nature du poste le requiert : antécédents judiciaires et de crédit lors des vérifications à l’embauche.
Collecte d’informations par Google Analytics
Des renseignements anonymes et confidentiels sont recueillis par le biais de Google Analytics pour analyser la fréquentation de notre site Internet (Industries Technoform Ltée). Industries Technoform Ltée utilise ces données uniquement dans le but d’améliorer la qualité des services et des renseignements offerts sur le site Internet.
Informations au dossier
Nous nous efforçons de tenir les renseignements aux dossiers exacts, complets et à jour. Si une personne souhaite vérifier l’exactitude ou apporter tout changement à ses renseignements personnels, elle peut communiquer avec la Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées à la section 15 de la présente politique.
Si la Responsable constate qu’une erreur s’est glissée dans le dossier, malgré toute l’attention que nous y accordons, nous la corrigerons dans les plus brefs délais et informerons la personne concernée.
Consentement – Collecte, utilisation et communication
Technoform obtient le consentement de la personne concernée avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer à autrui ses renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la loi.
La loi prévoit par ailleurs que certains renseignements personnels sont publics. Ces renseignements ne sont alors pas confidentiels et Technoform peut les communiquer sans autorisation préalable. Il s’agit notamment des informations suivantes :
- Nom de la personne;
- Nom du bureau ou de l’employeur;
- Adresse et numéro de téléphone du domicile professionnel;
Accès aux renseignements personnels
Au sein de Technoform, seuls ont accès aux renseignements personnels les employés de l’équipe qui en ont besoin dans l’accomplissement de leurs fonctions. Technoform a mis en place des mécanismes internes garantissant que chaque membre du personnel n’a accès qu’aux renseignements nécessaires à la réalisation des tâches qui lui sont assignées. Dans la même veine, des privilèges d’accès (lecture seule, modification, administrateur) ont été déterminés pour chacun.
Soumissions et transactions téléphoniques
Lorsque nous analysons les besoins du client ou prospect, établissons une soumission, une offre de service ou un contrat par téléphone :
- Il est entendu que notre interlocuteur nous donne son consentement et qu’il a également obtenu le consentement de toutes les personnes intéressées ou mentionnées dans la soumission ou le contrat qui le concerne. Ce consentement inclut la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels aux fins établies;
- Si la soumission ou le contrat concerne une autre personne que l’interlocuteur, en tout temps note employé s’assurera de recueillir le consentement directement de la part de la personne concernée, le tout en fonction de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Pour des raisons d’intégrité des informations, de formation et de contrôle de la qualité du service à la clientèle, il se peut que les conversations téléphoniques soient écoutées.
En ce qui a trait à l’utilisation de l’adresse courriel, la politique anti pourriel d’Industries Technoform Ltée prévoit que ses équipes s’assurent de demander le consentement de façon détaillée et structurée
Soumissions en ligne
Lorsqu’un client ou prospect complète et envoie un formulaire de soumission par le biais de Industries Technoform Ltée pour différents produits :
- Il consent automatiquement à ce que Industries Technoform Ltée utilisent ses renseignements personnels afin d’analyser ses besoins et d’effectuer une soumission pour le produit demandé;
- Il autorise un employé de chez Industries Technoform Ltée à communiquer avec lui par téléphone, par courriel ou d’autres moyens afin de discuter de son dossier, de lui fournir la soumission demandée et promouvoir les produits et services de Industries Technoform Ltée;
- Il comprend que l’utilisation de son adresse courriel sera faite conformément à la politique anti pourriel d’ Industries Technoform Ltée, c’est-à-dire une seule fois, si nécessaire, et toujours dans le but de répondre à sa demande;
- Il comprend que, toujours en vertu de la politique anti pourriel d’Industries Technoform Ltée, il aura l’occasion, lors d’un contact téléphonique avec notre employé, de confirmer ou de retirer son consentement pour les utilisations subséquentes de son adresse courriel.
Abonnement et désabonnement en ligne
Conformément à la politique anti-pourriel d’Industries Technoform Ltée, à tout moment, il est possible de confirmer ou de retirer son consentement sur l’utilisation de l’adresse courriel par le biais de notre page d’abonnement et de désabonnement en ligne ou en communiquant avec le service à la clientèle d’Industries Technoform Ltée.
Transmission d’informations par courrier électronique
Industries Technoform Ltée ne se tient pas responsable de tout dommage découlant de l’interception, de la perte ou de la modification de tout courriel qui nous est transmis.
Lorsque nos clients et prospects transmettent de l’information par courriel, cette communication n’est pas sécurisée. Nous recommandons donc d’user de prudence lorsque des informations confidentielles nous sont transmises par courriel (ex. : numéro de de compte, adresse, etc.).
Possibilité que les renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec
Dans l’éventualité où un transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec serait nécessaire dans le cadre de l’exercice des fonctions de Technoform, ce transfert n’aura lieu que s’il est évalué que le renseignement bénéficierait d’une protection adéquate, notamment en considérant la sensibilité du renseignement, la finalité de son utilisation, les mesures de protection dont le renseignement bénéficierait et le régime juridique applicable dans l’État ou la province où ce renseignement serait communiqué. Le transfert sera également soumis aux ententes appropriées pour assurer cette protection adéquate.
Mesures prises pour assurer la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels
Technoform protège les renseignements personnels par des mesures de sécurité (physiques, techniques ou administratives) appropriées à la nature de ceux-ci, et ce, afin d’éviter qu’une personne puisse y avoir accès, les utiliser ou les communiquer à autrui alors qu’elle n’y était pas autorisée, ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.
Le serveur du site Web de Technoform utilise la technologie Secure Socket Layer (SSL) pour assurer la confidentialité des données transmises à Technoform. Grâce à cette technologie, tous les renseignements personnels sont cryptés, y compris les adresses, les numéros de téléphone et de télécopieur et les numéros de carte de crédit, de sorte qu’il est impossible de lire les informations lorsqu’elles circulent sur le Web.
Technoform n’est aucunement responsable de la transmission éventuelle de virus informatiques de quelque façon que ce soit.
Même si Technoform applique des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels et réduire les risques d’atteinte, un risque demeure toujours présent et ne lui permet pas de garantir à 100 % que les renseignements personnels ne feront pas l’objet d’une atteinte à la confidentialité ou à l’intégrité en cas de violation de ses mesures de sécurité. Technoform invite toute personne qui a des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis à communiquer avec la personne responsable de l’application de la politique.
Fichiers témoins (cookies)
Le fichier témoin est un petit fichier texte sauvegardé sur le disque dur de l’ordinateur de la personne l’utilisatrice. Ce fichier est complètement inoffensif et ne peut pas contenir de virus.
Pour analyser les visites sur son site Web, l’Ordre utilise le logiciel Google Analytics. Ce dernier utilise les fichiers témoins pour enregistrer certains comportements des visiteurs et visiteuses, comme le nombre de visites sur le site, le chemin parcouru et la durée de la visite. En aucun cas le fichier témoin ne permet d’identifier un visiteur ou une visiteuse.
Les données restent complètement anonymes et n’ont pour but que d’améliorer le site de l’Ordre en fonctions des besoins des visiteurs et visiteuses.
Responsable de l’application de la politique
La responsable de l’application de la présente politique au sein de Industries Technoform Ltée est :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Madame Liette Beaudoin, Directrice Ressources humaines
INDUSTRIES TECHNOFORM LTÉE
1350 Des Cascades, Châteauguay, Qc
Téléphone : 450-699-2424, poste 2015
Courriel: confidentialite@technoform.ca
En cette qualité, la Responsable voit notamment à ce que les employés prennent connaissance de l’énoncé de la politique et qu’ils soient formés en vue de son application conforme.
Conformément à la loi, la Responsable veille à la création, au maintien et à la mise à jour d’un registre des incidents de confidentialité. Sur demande par la Commission d’accès à l’information, une déclaration de ce registre lui est transmise.
Environnement de travail chez Industries Technoform Ltée
Industries Technoform Ltée veille à la protection des renseignements personnels de tous ses représentants, employés et candidats à l’emploi. Les dispositions législatives sont appliquées intégralement afin de favoriser un environnement de travail sain qui respecte la vie privée de tous les employés